Niezapłacona faktura: co zrobić w pierwszej kolejności

Minął termin płatności, a przelewu nie ma. Zanim zaczniesz się denerwować, warto wiedzieć, że prawo jest po Twojej stronie i większość spraw kończy się zapłatą już na etapie pierwszego formalnego pisma. Oto co zrobić od razu, w kolejności.

1. Ustal, od kiedy liczy się opóźnienie

Odsetki biegną od dnia następnego po terminie płatności z faktury. Zapisz sobie tę datę, to od niej wszystko się liczy. Jeśli terminu nie było na fakturze, przyjmuje się termin z wezwania do zapłaty.

2. Wyślij przypomnienie, potem wezwanie

Nie warto od razu grozić sądem. Zacznij od krótkiego przypomnienia (mail lub telefon), bo faktura mogła zwyczajnie umknąć. Jeśli to nie zadziała w kilka dni, wyślij formalne wezwanie do zapłaty z konkretnym terminem i naliczonymi odsetkami. Gotowy wzór wezwania opisaliśmy osobno.

3. Nalicz to, co Ci się należy z mocy prawa

Za zwłokę należą Ci się pieniądze, o których wielu wierzycieli zapomina:

Odsetki ustawowe za opóźnienie, naliczane co do dnia. Przy fakturze między firmami możesz dochodzić wyższych odsetek w transakcjach handlowych.
Rekompensata 40, 70 lub 100 EUR za koszty odzyskiwania należności, przy każdej fakturze B2B, bez wykazywania kosztów.

To nie kara umowna ani dobra wola dłużnika, tylko Twoje ustawowe uprawnienie.

4. Odzyskaj podatki: ulga na złe długi

Od nieopłaconej faktury odprowadziłeś VAT i podatek dochodowy. Po 90 dniach od terminu płatności możesz je odzyskać przez ulgę na złe długi, niezależnie od tego, czy dłużnik w końcu zapłaci. To osobna ścieżka, którą prowadzisz równolegle z windykacją.

5. Pilnuj przedawnienia

Roszczenia B2B przedawniają się szybciej, niż się wydaje: najczęściej po 2 latach (sprzedaż towaru) lub 3 latach (usługi). Szczegóły w artykule o przedawnieniu długu. Samo wezwanie nie zatrzymuje tego zegara, więc jeśli termin się zbliża, przygotuj pozew.

6. Jeśli wezwania nie działają

Kolejny krok to sąd. Dla bezspornej faktury najszybsza i najtańsza droga to nakaz zapłaty w e-sądzie: wszystko online, opłata 1,25% wartości sporu, bez rozprawy. Zanim tam trafisz, wyślij przedsądowe wezwanie do zapłaty, bo dowód próby polubownej jest wymagany w pozwie.

W skrócie

Niezapłacona faktura to nie ślepy zaułek, tylko procedura: przypomnienie, wezwanie z odsetkami, ulga na złe długi, a w ostateczności e-sąd. Pełną ścieżkę od A do Z rozkłada artykuł windykacja należności krok po kroku. Jeśli takich faktur masz więcej, panel należności naliczy odsetki na żywo i sam poprowadzi sekwencję wezwań.

Ten artykuł opisuje zasady ogólne i nie zastępuje porady prawnej w konkretnej sprawie.