Faktura zapłacona po terminie: jak policzyć odsetki krok po kroku

Wiele firm uznaje sprawę za zamkniętą w dniu, w którym przelew w końcu wpływa. To błąd, który kosztuje. Odsetki za opóźnienie należą się za każdy dzień spóźnienia, także wtedy, gdy należność główna jest już zapłacona.

Mówi o tym art. 481 § 1 Kodeksu cywilnego: wierzyciel może żądać odsetek za czas opóźnienia, nawet jeśli nie poniósł żadnej szkody. Między firmami art. 7 ust. 1 ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych dodaje, że należą się one bez wezwania. Nie musisz więc niczego wcześniej zapowiadać.

Poniżej pokazuję, jak policzyć tę kwotę, żeby nikt nie mógł jej podważyć.

Od kiedy liczysz odsetki

Od dnia następnego po terminie płatności. Termin oznaczony w dniach kończy się z upływem ostatniego dnia (art. 111 § 1 KC). Zapłata w dniu terminu jest więc terminowa, a opóźnienie zaczyna się dzień później.

Jest jeden wyjątek, który łatwo przeoczyć. Jeżeli termin płatności wypada w sobotę albo w dzień ustawowo wolny od pracy, upływa on następnego dnia roboczego (art. 115 KC). Faktura z terminem w sobotę 15 sierpnia 2026 r. jest zapłacona w terminie także w poniedziałek 17 sierpnia. Odsetki liczysz dopiero od 18 sierpnia.

Dni wolne od pracy wymienia ustawa o dniach wolnych od pracy. Od 2025 r. jest wśród nich także 24 grudnia.

Do kiedy liczysz odsetki

Do dnia zapłaty, łącznie z nim. Tak brzmi art. 7 ust. 1 ustawy o transakcjach handlowych: odsetki przysługują „za okres od dnia wymagalności świadczenia pieniężnego do dnia zapłaty”.

Ustawa nie rozstrzyga, który dzień jest dniem zapłaty przy przelewie. W praktyce przyjmuje się dzień, w którym pieniądze wpływają na rachunek wierzyciela. Jeśli chcesz uniknąć sporu o jeden dzień, zapisz tę zasadę w umowie albo na fakturze.

Która stawka dotyczy Twojej faktury

To zależy od tego, kto jest stroną transakcji.

Obie strony są przedsiębiorcami i transakcja wiąże się z ich działalnością: odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych, czyli stopa referencyjna NBP plus 10 punktów procentowych. Ustawa stosuje się do transakcji, których „wyłącznymi stronami” są przedsiębiorcy (art. 2).
W pozostałych przypadkach: odsetki ustawowe za opóźnienie z art. 481 § 2 KC, czyli stopa referencyjna NBP plus 5,5 punktu procentowego.

Przy fakturach między firmami jest jeszcze jedna pułapka. Stawka handlowa nie zmienia się razem ze stopą NBP. Zgodnie z art. 11b ustawy jest przypięta do półrocza: od 1 stycznia do 30 czerwca obowiązuje stopa z 1 stycznia, a od 1 lipca do 31 grudnia stopa z 1 lipca. Jeśli spóźnienie przechodzi przez 1 lipca, naliczenie trzeba podzielić na dwa okresy.

Jak policzyć odsetki w czterech krokach

Ustal pierwszy dzień opóźnienia: dzień po terminie płatności, a przy terminie w sobotę lub święto dzień po najbliższym dniu roboczym.
Ustal ostatni dzień: dzień zapłaty.
Podziel okres na odcinki o stałej stawce: przy B2B na granicy półroczy, przy odsetkach ustawowych w dniu zmiany stopy NBP.
Dla każdego odcinka policz: kwota × liczba dni × stawka roczna / 365. Wyniki zsumuj.

Przykład policzony co do grosza

Faktura na 18 450 zł między dwiema firmami. Termin płatności: piątek 12 czerwca 2026 r. Przelew wpłynął 24 sierpnia 2026 r.

13 czerwca do 30 czerwca: 18 dni po stawce 14,00%, czyli 127,38 zł
1 lipca do 24 sierpnia: 55 dni po stawce 13,75%, czyli 382,27 zł
Razem odsetki: 509,65 zł za 73 dni opóźnienia

Do tego dochodzi rekompensata za koszty odzyskiwania należności. Przy kwocie powyżej 5 000 zł, ale poniżej 50 000 zł, wynosi ona 70 euro. Przelicza się ją po średnim kursie NBP z ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym płatność stała się wymagalna (art. 10 ust. 1a ustawy). Tu był to kurs z 29 maja 2026 r., czyli 296,25 zł.

Łącznie kontrahent jest winien 805,90 zł, mimo że fakturę już zapłacił. Gdyby ktoś przez pomyłkę policzył odsetki ustawowe z Kodeksu cywilnego, wyszłoby 341,33 zł i bez rekompensaty. To ponad 460 zł mniej.

Rekompensata należy się także po zapłacie

Rekompensata przysługuje od dnia, w którym powstaje prawo do odsetek (art. 10 ust. 1 ustawy). Późniejsza zapłata faktury tego prawa nie odbiera. Szczegóły, w tym przypadek spóźnienia o kilka dni, opisuje tekst o rekompensacie po zapłacie faktury.

Czego nie robić

Nie doliczaj VAT do odsetek. Odsetki za opóźnienie nie są zapłatą za towar ani usługę. Więcej o tym w tekście o księgowaniu noty odsetkowej.
Nie licz odsetek od odsetek. Od zaległych odsetek można żądać odsetek dopiero od chwili wytoczenia o nie powództwa, chyba że po powstaniu zaległości strony zgodziły się na doliczenie ich do długu (art. 482 § 1 KC).
Nie uśredniaj stawki. Jedna stawka dla całego okresu, który przechodzi przez zmianę, daje kwotę, której nie da się obronić.

Jak upomnieć się o tę kwotę

Gdy należność główna jest już zapłacona, właściwym pismem jest nota odsetkowa. Wskazujesz w niej fakturę, okres opóźnienia, stawki i kwotę do zapłaty. Wzór z naliczeniem podzielonym na okresy przygotujesz w generatorze noty odsetkowej. Sam rachunek sprawdzisz za darmo w kalkulatorze odsetek w transakcjach handlowych.

Jeśli kontrahent nie zapłacił jeszcze nic, potrzebujesz innego pisma. Różnice wyjaśnia tekst o tym, czy wystawić wezwanie, czy notę odsetkową.

Podsumowanie

Spóźniona zapłata nie zamyka sprawy. Odsetki liczysz od dnia po terminie (po najbliższym dniu roboczym, gdy termin wypada w sobotę lub święto) do dnia wpłaty, po stawce właściwej dla transakcji i z podziałem na okresy. Przy fakturach między firmami doliczasz jeszcze rekompensatę 40, 70 albo 100 euro.

Stan prawny na październik 2026 r. Ten artykuł opisuje zasady ogólne i nie zastępuje porady prawnej w konkretnej sprawie.