Wezwanie do zapłaty czy nota odsetkowa: który dokument wystawić

Te dwa dokumenty bywają mylone, a pełnią zupełnie różne role. Prosta zasada brzmi: jeśli faktura wciąż nie jest zapłacona, wystawiasz wezwanie do zapłaty; jeśli kontrahent zapłacił po terminie, wystawiasz notę odsetkową.

Wezwanie do zapłaty: gdy pieniędzy nie ma

Wezwanie do zapłaty to pismo windykacyjne. Żądasz w nim całej zaległości: należności głównej, odsetek za opóźnienie naliczonych do wskazanego dnia, a przy transakcjach handlowych także rekompensaty za koszty odzyskiwania. Wyznaczasz konkretny termin zapłaty i uprzedzasz o drodze sądowej.

Wezwanie ma znaczenie dowodowe: pokazuje, że próbowałeś odzyskać należność polubownie, czego sądy oczekują. Wysyłaj je listem poleconym za potwierdzeniem odbioru.

Nota odsetkowa: gdy zapłata przyszła po terminie

Nota odsetkowa (nazywana też notą księgową na odsetki) to dokument rozliczeniowy. Należność główna jest już uregulowana, ale za czas opóźnienia należą Ci się odsetki, i to z mocy prawa, bez osobnego wzywania. Nota porządkuje ich naliczenie: wskazuje okres, stawkę i kwotę.

Najczęstszy błąd? Wpisywanie do noty należności głównej. Nota obejmuje wyłącznie odsetki (i ewentualnie rekompensatę B2B).

Podatki i księgowanie

Odsetki za opóźnienie nie podlegają VAT, dlatego nie dokumentuje się ich fakturą, tylko notą. U wierzyciela stają się przychodem w momencie faktycznego otrzymania, a u dłużnika kosztem w momencie zapłaty. Rekompensata za koszty odzyskiwania także nie podlega VAT.

Jedno naliczenie, dwa dokumenty

W obu przypadkach matematyka jest identyczna: odsetki liczone dzień po dniu, według właściwej stawki, z podziałem na okresy przy zmianie stopy NBP. Dlatego oba nasze generatory korzystają z tego samego silnika obliczeń. Różni się tylko treść i rola dokumentu.

Masz w tej chwili obie sytuacje u różnych kontrahentów? Panel należności trzyma dłużników i faktury w jednym miejscu i generuje właściwy dokument jednym kliknięciem. Szczegóły w cenniku.