Gdzie zgłosić niezapłaconą fakturę: BIG, KRD i warunek, o którym się zapomina

„Gdzie mam to zgłosić?” to zwykle pierwsze pytanie po tym, jak kontrahent przestaje odbierać telefon. Odpowiedź bywa rozczarowująca: nie ma urzędu, do którego zgłasza się niezapłaconą fakturę. Nie zajmie się nią policja, prokuratura ani urząd skarbowy, bo niezapłacona faktura to spór cywilny, a nie przestępstwo. Są za to trzy drogi, które realnie coś zmieniają, i pierwsza z nich wymaga spełnienia warunków, o których łatwo się potknąć.

Trzy drogi, które faktycznie istnieją

Wpis dłużnika do biura informacji gospodarczej (BIG), czyli do KRD, ERIF albo BIG InfoMonitor. To jedyna droga, która działa szybko i nie wymaga sądu.
Pozew o zapłatę, najczęściej w elektronicznym postępowaniu upominawczym. To jedyna droga, która kończy się tytułem wykonawczym i komornikiem.
Krajowy Rejestr Zadłużonych (KRZ): rejestr publiczny, ale trafia się do niego przez postępowanie egzekucyjne lub upadłościowe, a nie przez zgłoszenie wierzyciela.

Najczęściej pytanie „gdzie zgłosić” dotyczy pierwszej z nich, więc od niej zaczniemy.

Wpis do BIG: trzy warunki, wszystkie naraz

Zasady określa ustawa z 9 kwietnia 2010 r. o udostępnianiu informacji gospodarczych i wymianie danych gospodarczych. Gdy dłużnikiem jest firma, a nie konsument, stosuje się art. 15 ust. 1, który wymaga spełnienia łącznie trzech warunków:

Zobowiązanie powstało w związku z określonym stosunkiem prawnym, w szczególności z tytułu umowy związanej z wykonywaniem działalności gospodarczej. Zwykła faktura za wykonaną usługę lub dostarczony towar to spełnia.
Łączna kwota wymagalnych zobowiązań wynosi co najmniej 500 zł, a są one wymagalne od co najmniej 60 dni. Zwróć uwagę na słowo „łączna”: jeżeli ten sam kontrahent ma u Ciebie trzy faktury po 200 zł, warunek kwotowy jest spełniony, choć żadna z nich osobno go nie spełnia.
Upłynął co najmniej miesiąc od wysłania wezwania do zapłaty zawierającego ostrzeżenie o zamiarze przekazania danych do biura, z podaniem firmy i adresu siedziby tego biura.

Trzeci warunek jest tym, który w praktyce wywraca sprawę.

Warunek, o którym się zapomina

Samo wysłanie wezwania do zapłaty nie uruchamia biegu tego miesiąca. Wezwanie musi zawierać ostrzeżenie, że zamierzasz przekazać dane do biura informacji gospodarczej, i wskazywać konkretne biuro: jego firmę oraz adres siedziby. Nie wystarczy ogólnikowe „przekażemy sprawę do rejestru dłużników”.

Konsekwencja jest bardzo praktyczna. Jeżeli wysłałeś wezwanie dwa miesiące temu, ale nie było w nim tej klauzuli, to z punktu widzenia ustawy miesiąc jeszcze się nie zaczął. Trzeba wysłać nowe wezwanie, tym razem z ostrzeżeniem, i odczekać miesiąc od jego wysłania. To najczęstszy powód, dla którego biuro odmawia przyjęcia informacji.

Dwie rzeczy działają tu na Twoją korzyść. Po pierwsze, liczy się wysłanie, a nie doręczenie, więc dłużnik nie zablokuje wpisu, nie odbierając listu. Po drugie, oba terminy biegną równolegle: te 60 dni wymagalności i ten miesiąc od wezwania nie sumują się, o ile wezwanie wysłałeś odpowiednio wcześnie.

Jak wysłać, żeby się liczyło

Ustawa jest w tym punkcie konkretna. Wezwanie trzeba wysłać listem poleconym albo doręczyć do rąk własnych, i to na właściwy adres: ten wskazany przez dłużnika jako adres do doręczeń, a jeżeli go nie wskazał, na adres siedziby albo miejsca wykonywania działalności gospodarczej.

Zwykły e-mail nie spełnia tego wymogu, nawet jeżeli dłużnik na niego odpowiada. Może być kanałem równoległym, ale dowodem jest potwierdzenie nadania listu poleconego. Przed wysyłką warto sprawdzić aktualny adres w KRS lub CEIDG, bo pismo wysłane na nieaktualny adres łatwo podważyć.

Gdy masz już nakaz zapłaty

Jeżeli przeszedłeś drogę sądową i masz tytuł wykonawczy, obowiązuje osobny, znacznie łagodniejszy tryb z art. 16 ustawy. Nie ma wtedy progu kwotowego ani 60 dni wymagalności, a zamiast miesiąca wystarczy, że upłynęło co najmniej 14 dni od wysłania listem poleconym albo doręczenia do rąk własnych pisma z ostrzeżeniem o zamiarze przekazania danych do biura, również z podaniem firmy i adresu jego siedziby.

Innymi słowy: po wygranej sprawie wpis jest szybszy i prostszy niż przed nią.

Czego wpis do BIG nie robi

Warto mieć realne oczekiwania, bo wokół KRD narosło sporo mitów.

Nie odzyskuje pieniędzy. Biuro nie prowadzi windykacji ani egzekucji. Publikuje informację.
Nie zastępuje sądu. Wpis nie przerywa biegu przedawnienia i nie daje podstawy do egzekucji komorniczej. Jeżeli termin przedawnienia się zbliża, wpis Cię nie uratuje, potrzebny jest pozew. Piszemy o tym w tekście o przedawnieniu długu.
Nie działa anonimowo. Dłużnik dowie się, kto go wpisał, i ma prawo kwestionować wpis.
Wymaga umowy z biurem. Przekazanie danych odbywa się na podstawie umowy z konkretnym BIG-iem, więc jednorazowe zgłoszenie „z ulicy” nie jest możliwe.

Działa za to jako presja. Firma z wpisem w BIG ma trudniej z leasingiem, kredytem kupieckim i przetargami, więc sama zapowiedź wpisu bywa skuteczniejsza niż kolejne ponaglenie.

Gdy dłużnikiem jest konsument

Powyższe warunki dotyczą dłużnika niebędącego konsumentem. Dla konsumentów ustawa przewiduje osobny przepis (art. 14) z własnymi progami kwotowymi i terminami, innymi niż 500 zł i 60 dni. Jeżeli wystawiasz faktury osobom prywatnym, sprawdź ten przepis osobno, zanim wyślesz wezwanie z ostrzeżeniem.

Praktyczna kolejność

Policz całość roszczenia: należność główną, odsetki i rekompensatę. W kalkulatorze odsetek ustawowych zajmuje to chwilę, a do wezwania potrzebujesz konkretnej kwoty.
Wyślij wezwanie do zapłaty listem poleconym, z ostrzeżeniem o zamiarze przekazania danych do wybranego biura, wraz z jego firmą i adresem siedziby.
Odczekaj miesiąc od wysłania. Sprawdź przy okazji, czy minęło już 60 dni od wymagalności i czy łączna kwota sięga 500 zł.
Jeżeli nadal nie ma zapłaty, przekaż dane do biura, a równolegle rozważ przedsądowe wezwanie do zapłaty i pozew.

Wpis do BIG i droga sądowa nie wykluczają się. Najczęściej skuteczne jest prowadzenie ich równolegle: wpis buduje presję, a pozew realnie prowadzi do pieniędzy.

Stan prawny na sierpień 2026 r. Ten artykuł opisuje zasady ogólne i nie zastępuje porady prawnej w konkretnej sprawie.