Nota odsetkowa: wzór, jak ją wystawić i jak zaksięgować

Kontrahent zapłacił, ale po terminie? Należność główna jest uregulowana, ale odsetki za każdy dzień zwłoki należą Ci się z mocy prawa, bez wezwania i bez żadnych zastrzeżeń przy przyjęciu zapłaty. Dokumentem, którym je naliczasz i przedstawiasz dłużnikowi, jest nota odsetkowa.

Kiedy wystawia się notę odsetkową

Najczęściej w dwóch sytuacjach:

• zapłata po terminie: należność główna spłacona, naliczasz same odsetki od dnia po terminie płatności do dnia zapłaty,
• porządkowanie rozliczeń: dłużnik płaci częściami albo prosi o saldo, a Ty chcesz mieć odsetki naliczone i udokumentowane na konkretny dzień.

Przy fakturach B2B (transakcje handlowe) do odsetek dochodzi rekompensata za koszty odzyskiwania należności: 40, 70 lub 100 EUR od każdej faktury, zależnie od kwoty długu.

Wzór noty odsetkowej (do skopiowania)

Warszawa, dnia 17 lipca 2026 r.

Wystawca (wierzyciel): [nazwa], [adres], NIP: [numer] Adresat (dłużnik): [nazwa], [adres], NIP: [numer]

NOTA ODSETKOWA nr [numer]

Na podstawie art. 481 § 2 Kodeksu cywilnego naliczam odsetki ustawowe za opóźnienie w zapłacie faktury VAT nr [numer] z dnia [data], z terminem płatności [data], zapłaconej dnia [data zapłaty].

Naliczenie: od dnia [dzień po terminie] do dnia [data zapłaty], to jest [liczba] dni, od kwoty [kwota] zł, według stawki [stawka]% w skali roku.

Kwota odsetek do zapłaty: [kwota odsetek] zł (słownie: [słownie]).

Wpłaty proszę dokonać w terminie 7 dni na rachunek: [numer rachunku].

[podpis]

Jeżeli w okresie zwłoki zmieniła się stopa referencyjna NBP, naliczenie trzeba podzielić na osobne okresy z różnymi stawkami i zsumować. Generator noty odsetkowej robi to automatycznie i oddaje gotowy PDF z tabelą okresów.

Nota odsetkowa to nie faktura

Odsetki za opóźnienie nie podlegają VAT, dlatego nie dokumentuje się ich fakturą, tylko notą (księgową/odsetkową). Nota nie trafia do JPK_V7 i nie ma na niej stawki podatku. To najczęstszy błąd przy samodzielnym wystawianiu.

Jak zaksięgować notę odsetkową

U wierzyciela (wystawcy):

• bilansowo: przychód finansowy,
• podatkowo: odsetki są przychodem dopiero w momencie ich otrzymania (zasada kasowa), nie w dacie wystawienia noty. Nota niezapłacona nie generuje podatku.

U dłużnika (odbiorcy):

• zapłacone odsetki to koszt finansowy, a podatkowo koszt uzyskania przychodu w dacie zapłaty,
• odsetki naliczone, ale niezapłacone, nie są kosztem podatkowym.

Dla porządku: rekompensata 40/70/100 EUR również nie podlega VAT, natomiast u wierzyciela stanowi przychód. W razie wątpliwości co do własnej sytuacji podatkowej skonsultuj się z księgowym.

Nota czy wezwanie do zapłaty

Prosta zasada: faktura wciąż niezapłacona to wezwanie do zapłaty (należność główna plus odsetki), zapłata po terminie to nota odsetkowa (same odsetki). Szersze porównanie znajdziesz w artykule wezwanie czy nota odsetkowa.

Odsetki policzysz co do dnia w kalkulatorze odsetek ustawowych, a przy transakcjach B2B w kalkulatorze odsetek handlowych. Pamiętaj, że odsetki przedawniają się po 3 latach, więc noty wystawiaj na bieżąco.

Ten artykuł ma charakter informacyjny i nie zastępuje porady podatkowej ani prawnej w konkretnej sprawie.