Kontrahent nie płaci: kolejność kroków, zanim pójdziesz do sądu

Minął termin płatności, a przelewu nie ma. Większość zaległych faktur w Polsce da się odzyskać bez sądu, pod warunkiem, że działasz szybko i w dobrej kolejności. Oto sprawdzona ścieżka.

1. Przypomnienie (dzień 1 do 7 po terminie)

Krótki e-mail albo telefon. Bez tonu oskarżenia: większość opóźnień to bałagan po stronie dłużnika, nie zła wola. Podaj numer faktury, kwotę i numer rachunku. Często to wystarcza.

2. Wezwanie do zapłaty (tydzień do dwóch po terminie)

Jeżeli przypomnienie nie działa, wysyłasz formalne wezwanie do zapłaty. Dokument powinien zawierać naliczone odsetki, konkretny termin (zwykle 7 dni) i informację o skierowaniu sprawy do sądu. Wyślij listem poleconym za potwierdzeniem odbioru i zachowaj kopię: to dowód, że próbowałeś polubownie.

Przy transakcjach między firmami możesz od razu doliczyć rekompensatę za koszty odzyskiwania należności (40, 70 lub 100 EUR zależnie od kwoty długu). Należy się z mocy prawa, bez wykazywania poniesionych kosztów.

3. Rozmowa i ewentualna ugoda

Po wezwaniu dłużnicy często proponują raty albo częściową spłatę. Rozważ to: częściowa zapłata teraz bywa więcej warta niż pełna kwota po roku procesu. Każdą ugodę spisz, a uznanie długu przez dłużnika dodatkowo przerywa bieg przedawnienia.

4. Ostateczne wezwanie przedsądowe

Jeżeli termin z wezwania minął, wyślij drugie, ostateczne wezwanie z krótkim terminem i jednoznaczną zapowiedzią pozwu. Czasem samo słowo „przedsądowe” odblokowuje przelew, bo dłużnik wie, że doliczysz mu koszty procesu.

5. Pozew, najczęściej w e-sądzie

Dla bezspornych faktur najtańszą drogą jest elektroniczne postępowanie upominawcze (e-sąd): pozew składasz online, opłata jest niższa niż w postępowaniu zwykłym, a nakaz zapłaty zapadą bez rozprawy. Z nakazem i klauzulą wykonalności sprawa trafia do komornika.

Czego unikać

Zwlekania. Ściągalność spada z każdym miesiącem, a roszczenia B2B przedawniają się szybko (często po 2 latach przy sprzedaży towarów).
Grożenia czymś, czego nie zrobisz. Wezwanie z terminem, po którym nic nie następuje, uczy dłużnika, że można Cię ignorować.
Ręcznego liczenia odsetek. Stopa NBP zmienia się w trakcie zalegania i naliczenie trzeba dzielić na okresy. Generator robi to automatycznie.